Membuat Surat Serah Terima Dokumen Sederhana
Untuk menjamin kesepakatan antara pihak yang terlibat dalam sebuah transaksi, seringkali dibutuhkan suatu surat serah terima dokumen sederhana. Surat serah terima ini berfungsi untuk menginformasikan bahwa suatu dokumen sudah diserahkan dari satu pihak ke pihak lain. Agar surat serah terima dokumen sederhana dapat diterima secara sah, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seperti dituliskannya tanggal dan waktu serah terima serta nama-nama pihak yang terlibat.
1. Menentukan Bentuk Surat Serah Terima Dokumen Sederhana
Sebelum membuat surat serah terima, pilihlah bentuk surat yang akan digunakan. Surat serah terima dokumen sederhana dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk dan format tergantung pada kebutuhan. Beberapa bentuk surat serah terima yang umum digunakan adalah surat resmi dengan kop surat, surat biasa yang ditulis tangan, atau surat elektronik yang dikirimkan melalui email.
2. Memilih Jenis Dokumen yang Akan Diserahkan
Setelah menentukan bentuk surat serah terima, langkah selanjutnya adalah menentukan jenis dokumen yang akan diserahkan. Beberapa dokumen yang umumnya disertakan dalam surat serah terima di antaranya adalah kontrak, sertifikat, dan faktur. Pastikan untuk mencantumkan informasi mengenai dokumen yang diserahkan seperti nama dokumen, nomor dokumen, serta keterangan singkat mengenai dokumen tersebut.
3. Menentukan Waktu Serah Terima
Agar surat serah terima dokumen sederhana dapat dianggap sah, dituliskanlah waktu serah terima. Waktu serah terima biasanya terdiri atas tanggal, bulan, dan tahun diserahkan dokumen tersebut. Penting untuk menuliskan waktu serah terima agar memudahkan dalam mengetahui kapan dokumen tersebut diserahkan.
4. Menuliskan Nama-nama Pihak yang Terlibat
Surat serah terima dokumen sederhana selalu mencantumkan nama-nama pihak yang terlibat dalam proses serah terima dokumen. Nama-nama pihak tersebut terdiri dari pihak yang menyerahkan dokumen dan pihak yang menerima dokumen. Pastikan untuk menuliskan dengan jelas dan detil nama-nama pihak yang terlibat sehingga surat serah terima dokumen sederhana dapat dianggap sah.
5. Menggunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Surat serah terima dokumen sederhana harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang rumit atau teknis yang sulit dimengerti oleh pihak yang terlibat dalam proses serah terima. Pastikan juga untuk mengecek tata bahasa dan ejaan agar surat serah terima dokumen sederhana yang dibuat terlihat profesional dan terpercaya.
6. Menyebutkan Keterangan Lengkap Tentang Dokumen yang Diserahkan
Surat serah terima dokumen sederhana harus mencantumkan keterangan singkat mengenai dokumen yang diserahkan. Pastikan untuk memberikan penjelasan yang lengkap sehingga pihak yang menerima dokumen dapat memahami isi dokumen tersebut dengan benar.
7. Menjelaskan Tujuan Dokumen yang Diserahkan
Setelah menyebutkan keterangan lengkap tentang dokumen yang diserahkan, surat serah terima dokumen sederhana selanjutnya harus menjelaskan tujuan dokumen yang diserahkan. Jelaskan secara jelas dan terperinci mengenai tujuan penggunaan dokumen tersebut.
8. Menyebutkan Informasi Penting Mengenai Dokumen yang Diserahkan
Surat serah terima dokumen sederhana sebaiknya dilengkapi dengan informasi penting mengenai dokumen yang diserahkan. Informasi penting tersebut di antaranya adalah nomor dokumen, tanggal pembuatan dokumen, dan pihak yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut.
9. Menunjukkan Ucapan Terima Kasih
Terakhir, ingatlah untuk menunjukkan ucapan terima kasih pada surat serah terima dokumen sederhana. Ucapan terima kasih ini dapat menunjukkan rasa sopan dan keseriusan dalam proses serah terima dokumen.
10. Mengakhiri Surat Serah Terima dengan Tanda Tangan
Surat serah terima dokumen sederhana selalu diakhiri dengan tanda tangan. Tanda tangan ini biasanya terdiri atas tanda tangan dari pihak yang menyerahkan dokumen dan pihak yang menerima dokumen. Tanda tangan pada surat serah terima dokumen sederhana merupakan bukti bahwa dokumen tersebut telah diserahkan secara sah.
Dengan memperhatikan hal-hal di atas, kamu dapat membuat surat serah terima dokumen sederhana yang terpercaya dan sah. Selalu pastikan untuk mengecek ulang surat serah terima sebelum diserahkan agar tidak terjadi kesalahan dalam proses serah terima dokumen.
Cara Menulis Surat Serah Terima Dokumen Sederhana
Setelah memahami apa itu surat serah terima dokumen dan mengapa penting untuk menuliskannya, saatnya bagi Anda untuk belajar bagaimana menulis surat serah terima dokumen yang sederhana. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:
1. Tentukan Format dan Struktur Surat
Sebelum menuliskan surat, tentukan format dan struktur surat terlebih dahulu. Pilih jenis huruf dan ukuran yang tepat untuk surat Anda. Selain itu, pastikan bahwa surat tersebut memiliki struktur yang jelas serta mudah dipahami. Contoh struktur surat serah terima dokumen adalah sebagai berikut:
| Bagian Surat | Keterangan |
|---|---|
| Header | Surat Serah Terima Dokumen |
| Isi Surat | Informasi mengenai tanggal, waktu, tempat, dan dokumen yang diserahkan |
| Penutup Surat | Penutup yang sopan seperti “Hormat Saya” atau “Terima Kasih” |
| Tanda Tangan | Tanda tangan dari pihak yang memberikan dan menerima dokumen |
2. Tulis Informasi yang Lengkap dan Jelas
Pastikan bahwa informasi yang Anda tulis dalam surat serah terima dokumen tersebut lengkap dan jelas. Tuliskan jenis dokumen yang diserahkan beserta jumlahnya. Selain itu, tambahkan informasi mengenai tanggal, waktu, dan tempat di mana dokumen tersebut diserahkan.
3. Sertakan Informasi Kontak
Sertakan informasi kontak kantor atau perusahaan Anda untuk memudahkan penerima dokumen jika membutuhkan informasi tambahan. Informasi kontak bisa berupa alamat, nomor telepon, alamat email, atau nomor fax.
4. Tetapkan Prosedur Penyerahan Dokumen
Tetapkan prosedur penyerahan dokumen. Jelaskan kepada penerima dokumen mengenai proses yang harus dilakukan jika ingin mengecek atau menggunakan dokumen tersebut. Misalnya, penerima harus menghubungi pihak pengirim untuk meminta izin penggunaan dokumen.
5. Akhiri Dengan Penutup yang Sopan
Setelah menuliskan informasi yang lengkap dan jelas, akhiri surat dengan penutup yang sopan seperti “Hormat Saya” atau “Terima Kasih”. Jangan lupa untuk menandatangani surat tersebut sebagai tanda keseriusan pihak pengirim.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menulis surat serah terima dokumen sederhana dengan mudah dan memberikan kesan profesional terhadap klien atau mitra bisnis Anda.
Untuk mengetahui contoh surat serah terima dokumen, kamu bisa membaca artikel ini dan melihat contoh surat serah terima dokumen sederhana yang disertakan di dalamnya.
Terima Kasih Telah Membaca
Nah, itulah contoh surat serah terima dokumen sederhana yang bisa kalian gunakan. Gampang banget kan? Jangan lupa, kalau kalian butuh bantuan lagi atau pengen baca artikel lain yang seru, langsung aja kunjungi situs kami lagi ya. Kalian juga bisa kasih komentar di bawah kalo ada pertanyaan atau mau share pengalaman seru kalian. Sampai jumpa di artikel yang lain!
