Pengertian SOP Menurut Para Ahli beserta Fungsi dan Prinsipnya – Sebuah pekerjaan atau tugas tertentu tentu memiliki tujuan dalam pelaksanaannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan beberapa aturan khusus agar memberikan hasil yang efektif. Dalam dunia kerja, aturan untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu disebut dengan standar operasional prosedur atau SOP.
Keberadaan SOP sudah bukan hal baru lagi di setiap pekerjaan di bidang apapun. SOP tidak hanya mengatur pekerja di kalangan bawah tetapi juga mengatur tugas para atasan. Dengan kata lain, adanya standar operasional prosedur membuat batasan yang jelas kepada semua pekerja tentang apa yang harus dilakukan. Secara lebih lanjut, SOP akan dijelaskan berikut ini.
Daftar isi Konten
Definisi Standar Operasional Prosedur
Pengertian SOP menurut para ahli yaitu Moekijat adalah urutan langkah atau tahap pelaksanaan pekerjaan. Dalam pelaksanaannya, terdapat aturan tentang apa jenis pekerjaannya dan bagaimana cara melakukannya. Selanjutnya juga akan diatur kapan dan di mana hingga siapa yang bertugas melakukannya.
Sedangkan SOP menurut Insani adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan menerangkan berbagai proses penyelenggaraan administrasi. Dalam instruksi tersebut terdapat cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksaaan, tempat penyelenggaraan dan orang yang berperan dalam kegiatan tersebut.
Menurut Tjipto Atmoko, SOP atau standar operasional prosedur adalah pedoman untuk melakukan pekerjaan dengan berpedoman pada fungsi dan alat penilaian kinerja instansi. Kinerja tersebut didasarkan pada indikator teknis, administratif, prosedural yang sesuai dengan tata kerja dan prosedur kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Pengertian SOP menurut para ahli berikutanya disampaikan oleh Sailendra. Menurutnya, SOP merupakan panduan atau acuan yang digunakan untuk memastikan kegiatan opeasional berjalan dengan lancar. Panduan tersebut bisa berlaku di organisasi atau perusahaan yang melibatkan banyak orang dalam aktivitasnya.
Tujuan serta Fungsi Standar Operasional Prosedur
Penetapan SOP di masing-masing organisasi atau perusahaan mungkin bisa berbeda karena disesuaikan dengan kebutuhan. Namun secara garis besar, apapun bentuk standar operasional prosedur selalu mempunyai tujuan yang sama. Tujuan SOP juga dijelaskan oleh Indah Puji seperti berikut ini.
- Menjaga konsistensi penampilan kinerja dan ke arah mana petugas menjalankan tugasnya.
- Menjadi acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, menjadi parameter penilaian dan jaminan penggunaan sumber daya secara efektif.
- Menghindari kesalahan atau kegagalan dan keraguan serta pemborosan dalam pelaksaan pekerjaan.
- Menjelaskan alur wewenang dan tanggungjawab kepada petugas terkait.
- Menjadi dokumen yang akan menjelaskan serta menilai hasil kerja termasuk adanya dugaan kesalahan.
- Menjadi dokumen untuk pelatihan dan digunakan sebagai jejak sejarah sampai dibuat SOP revisi yang baru.
Pengertian SOP menurut para ahli juga menyertakan fungsinya di samping tujuannya. Fungsi dari standar operasional prosedur dijelaskan lebih lanjut dalam poin-poin berikut ini untuk memastikan dapat tercapai.
- Melancarkan tugas setiap pekerja dalam unit maupun tim.
- Menjadi dasar hukum untuk kemungkinan terjadinya penyimpangan.
- Mendeteksi hambatan sehingga memudahkan pelacakan.
- Mengarahkan pekerja untuk tertib dan disiplin dalam tugasnya masing-masing.
- Menjadi acuan dalam melakukan pekerjaan secara berkelanjutan.
Prinsip dalam Penetapan dan Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur
Sebagaimana yang telah dijelaskan dalam pengertian SOP menurut para ahli, terdapat beberapa prinsip yang harus dipahami. Tidak hanya dipahami, prinsip tersebut harus diterapkan dalam menentapkan SOP. Berikut adalah beberapa prinsip yang dianggap penting dalam penetapan dan pelaksanaan standar operasional prosedur.
Konsistensi
Sudah dijelaskan sebelumnya bahwa SOP bertujuan sebagai pedoman kerja. Maka dalam pembuatannya harus memperhatikan konsistensi. Pelaksanaannya pun harus konsisten dari waktu ke waktu bahkan bisa dikatakan sebagai kewajiban yang tidak boleh ditinggalkan dalam kondisi apapun.
Komitmen
Pelaksanaan SOP di organisasi atau perusahaan penting juga untuk memperhatikan komitmen. Artinya bahwa semua pekerja dari semua jajaran harus memegang komitmen tersebut sampai ada perubahan atau kemungkinan revisi pada SOP. Tidak ada perbedaan pada pelaksanaan SOP yang harus dipatuhi pegawai biasa hingga jajaran tertinggi.
Berkelanjutan
Pelaksanaan standar operasional prosedur tidak bersifat kaku. Dengan kata lain, pelaksanaan aturan tersebut harus terbuka dengan berbagai kemungkinan penyempurnaan di kemudian hari. Jadi ketika ada suatu hal yang ternyata tidak sesuai, maka bisa dilakukan revisi untuk menyesuaikannya dengan kondisi terkini.
Mengikat
Di samping bersifat dinamis, SOP juga harus bersifat mengikat dalam pelaksaaannya. Sifatnya yang mengikat berlaku untuk siapapun tanpa pandang posisi dan jabatan. Tugas pekerjaan harus diselesaikan dengan menganut pedoman tersebut dan tidak boleh ada yang terlewat karena bisa memengaruhi hasil akhirnya.
Terdokumentasi
Pelaksanaan SOP juga tidak ada salahnya memperhatikan prinsip dokumentasi. Maksudnya bahwa diperlukan adanya dokumentasi untuk setiap proses pelaksanaan. Dokumentasi berguna sebagai referensi bagi pekerja lain atau memenuhi kepentingan lain yang mungkin membutuhkan dokumentasi tersebut.
Pengertian SOP menurut para ahli mengarah ke definisi yang sama secara umum. Selanjutnya dari definisi tersebut dapat diketahui fungsi, tujuan hingga prinsip dalam penerapannya yang akan bermuara pada kepentingan perusahaan.
