Pengertian Knowledge Management System Beserta Fungsinya Menurut Ahli – Suatu perusahaan yang bergerak dalam bisnis sangat membutuhkan Knowledge Management System atau yang disingkat menjadi KMS.
Hal ini terkait dengan cara membuat, mengelola, dan meningkatkan sistem manajemen pengetahuan untuk dukungan pelanggan. Ketika ada banyak dukungan pelanggan tentu sangat sulit untuk mencapai proaktif dan butuh KMS.
Anda tentu harus mengerjakan langkah-langkah yang strategis untuk membantu memenuhi kebutuhan pelanggan. Sebab, disaat perusahaan Anda tidak dapat mendukung permintaan yang tinggi dari pelanggan, pasti akan menimbulkan banyak keluahan.
Di mana setiap keluhan yang merupakan bentuk dukungan pelanggan agar perusahaan Anda semakin berkembang akan terjadi berulang jika tidak segera ditangani.
Knowledge Management System Menurut Ahli
Prijosaksono dan Sembel menjelaskan dalam bukunya yang terbit tahun 2002 bahwa knowledge management merupakan proses yang telah memiliki format terarah dalam mencerna suatu informasi yang telah ada di suatu perusahaan.
Lalu, dalam praktiknya perusahaan akan memberikan fasilitas yang dibutuhkan dan selalu tersedia gar mudah untuk diakses oleh masing-masing individu dalam perusahaan tersebut.
Sementara di tahun 2008 Lauon lebih menekankan bahwa knowledge management menjadi proses dari suatu organisasi dalam upaya penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, dan pendiseminasian pengetahuan oraganisasi tersebut.
Baca Juga: Pengertian Supply Chain Management Menurut Para Ahli
Pendapat ini mendapat kelengkapan lagi di tahun 2005 oleh Widayana yang berpendapat bahwa knowledge management menjadi suatu sistem yang diciptakan untuk menyebar pengetahuan dalam organisasi.
Tujuan dari knowledge management menurut Widaya ialah mempermudah otoritas atau kompetensi saat ingin menggunakan ilmu pengetahuan yang telah didokumentasikan dengan melakukan penggolongan, dan disebarluaskan dalam organisasi.
Pada buku yang ditulis Ariani dan terbit di tahun 2003 justru menerangkan bahwa knowledge management merupakan dukungan dari individu dalam sistem organisasi.
Pengertian knowledge management system menurut Ariani lebih pada bentuk dukungan individu dengan cara melakukan kominikasi atau menyampaikan setiap pengetahuan yang dimiliki melalui lingkungan dan sistem yang kondusif untuk mencapai pemahaman, pengorganisasin, dan upaya menyebarkan pengetahuan ke seluruh organisasi yang memiliki keterkaitan satu sama lain.
Sementara di dalam buku yang disusun oleh Turban dkk pada tahun 2005 lebih menekankan bahwa knowledge management menjadi proses yang dapat membantu suatu organisasi dalam melakukan identifikasi, memilih, melakukan organisir, mencari, bahkan melakukan pemindahan informasi penting dan juga sebuah keahlian, baik dalam organisasi yang telah memiliki struktur atau bahkan belum memiliki struktur sama sekali.
Horwitch dan Armacost pada bukunya yang terbit di tahun 2002 menyebutkan pengertian knowledge management system sebagai tujuan untuk membuat keputusan yang baik, dan mendukung strategi bisnis dari suatu perusahaan atau organisasi.
Tentunya dengan keselarasan dalam pengetahuan dan informasi yang diciptakan dan ditransfer untuk mencapai tujuan dari knowledge management tersebut.
Fungsi Knowledge Management System Menurut Ahli
Melalui berbagai pengertian terhadap KMS yang diberikan oleh para ahli tersebut, maka dapat dilihat fungsinya di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Adapun dalam buku yang disusun oleh Dwiyana tahun 2006 tertulis fungsi knowledge management menurut Frappaolo dan Toms yang terbagi menjadi 5, yakni intermediation, exsternalization, internalization, Cognition, dan Measurment.
Fungsi pertama dalam knowledge management ini memiliki kesinambungan dengan pengertian knowledge management system yang dijabarkan oleh para ahli, yakni sebagai perantara atau intermediation dalam melakukan transfer pengetahuan antara penyedia dengan pihak yang mencari.
Di sini knowledge management memiliki peranan dalam mencocokkan atau to match terhadap kebutuhan yang diperlukan pencari informasi dengan sumber.
Sumber pengetahuan dibutuhkan oleh pencari informasi ini dilakukan secara optimal, sehingga dalam intermediation akan menjamin keefisienan dalam transfer pengetahuan.
Knowledge management memiliki fungsi sebagai externalization yakni sebagai penyedia sharing pengetahuan melalui proses transfer pengetahuan dari sumber (pemilik pikirannya) ke respository (tempat penyimpanan eksternal) dengan cara yang efisien.
Pengertian knowledge management system juga menjadi dasar dari fungsinya yang ketiga, yakni internalization yang mencakup interpretasi format ulang penyajian pengetahuan.
Sehingga dalam menjalankan fungsi internalizatioan, pengetahuan yang akan disajikan kepada pengguna harus mengalami rangkaian proses agar memiliki kecocokan dengan pemahamannya dengan cara penyaringan pencarian yang relevan.
Fungsi keempat dari knowledge management ialah sebagai cognition yang menerapkan pengetahuan yang telah mengalami perubahan dari tiga fungsinya yang terdahulu. Sehingga, dalam memenuhi fungsinya sebgai cognition, knowledge management memiliki posisi sebagai suatu sistem yang diciptakan untuk mengambil keputusan yang memiliki dasar dari pengetahuan yang telah tersedia sebelumnya.
Sementara pada fungsi knowledge management yang terakhir menurut Frappaolo dan Toms ialah measurement yang menjadi pendukung dari emapt fungsi lainnya.
Hal ini sesuai dengan pengertian knowledge management system menurut para ahli, di mana measurement menjadi suatu kegiatan untuk melaukan pengukuran, pemetaan, dan melakukan autentifikasi terhadap pengetahuan yang korporat serta berupa performance sebagai solusi dari KMS.
